Công cụ đo lường hiệu quả đào tạo là điều cần thiết để tránh lãng phí thời gian, ngân sách khi Doanh nghiệp đã đầu tư vào các chương trình phát triển và nâng cao kỹ năng cho hệ thống nội bộ. Hiện nay, mô hình Kirkpatrick với 4 cấp độ đánh giá hiệu quả sau khóa học được các doanh nghiệp sử dụng rất phổ biến. Trong đó, KPI được sử dụng ở cấp độ cuối cùng để đánh giá hiệu quả đào tạo dựa trên sự thay đổi về Kết quả của kinh doanh của doanh nghiệp.
Nội dung bài viết:
Đo lường hiệu quả đào tạo dựa trên việc đạt được mục tiêu
Theo mô hình Kirkpatrick, cấp độ 4 sẽ tập trung đo lường tác động của đào tạo đến kết quả kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp như doanh số bán hàng, chất lượng sản phẩm hay tỷ lệ nghỉ việc. Đo lường hiệu quả đào tạo ở cấp độ này thường bị các doanh nghiệp bỏ qua do những khó khăn trong việc xác định những chuyển biến về kết quả kinh doanh của tổ chức đến từ quá trình đào tạo hay một nguyên nhân nào khác.
Những bất cập trên có thể được giải quyết khi doanh nghiệp áp dụng KPI trong quá trình đánh giá. KPI, viết tắt của Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Công cụ này đóng vai trò như một thước đo định lượng và định tính giúp làm sáng tỏ những thay đổi về hiệu suất của doanh nghiệp dựa trên đào tạo.
Một số KPI cần chú ý trong đào tạo
- Các chỉ số đánh giá cần chú ý trong đào tạo
- Thời gian trung bình hoàn thành công việc
Một trong những tiêu chí quan trọng nhất mà doanh nghiệp muốn biết là sự cải thiện về hiệu suất làm việc của nhân viên. Với tiêu chí này, chỉ số về thời gian trung bình hoàn thành 1 công việc nhất định sẽ rất phù hợp và có thể là một yếu tố chính giúp xác định tỷ suất hoàn vốn (ROI) của đào tạo.
- NPS – Chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng
Với sự phát triển của các phương tiện truyền thông, sự hài lòng của khách hàng đóng vai trò rất quan trọng đối với thành công của công ty. Khi công ty ngày càng nhận nhiều những đánh giá tích cực của khách hàng, điều này cũng chứng tỏ công ty đang hoạt động tốt lên. Sau những khóa đào tạo, các nhân viên chắc hẳn sẽ trang bị thêm cho bản thân những kỹ năng giao tiếp hiệu quả với khách hàng.
NPS (Net Promoter Score) là một chỉ số xếp hạng sự hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp trên thang điểm từ 1 đến 10 dựa trên tiêu chí là họ sẽ đề xuất hoặc giới thiệu dịch vụ của công ty cho bạn bè và người thân không. Chỉ số NPS càng cao cũng phản án sự cải thiện về kỹ năng giao tiếp của các nhân viên cũng như hiệu quả của quá trình đào tạo.
- Tỉ lệ nhân viên vắng mặt và nghỉ việc
Bên cạnh sự hài lòng của khách hàng, sự hài lòng của của nhân viên cũng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có thể được phản ánh rõ nét qua tỷ lệ vắng mặt hay nghỉ việc của các nhân viên. Thông thường, khi một doanh nghiệp có tỷ lệ nhân viên vắng mặt cao cũng dẫn đến tỷ lệ giữ chân nhân viên thấp. 2 chỉ số này đều đáng để theo dõi khi đo lường mức độ tham gia của nhân viên.
Ngoài ra, chỉ số NPS ở trên cũng thường được các nhà lãnh đạo áp dụng khi đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên trong suốt quá trình làm việc vừa qua tại công ty. Điều này liên hệ mật thiết với hiệu quả đào tạo khi nhân viên cảm nhận được những tiến bộ của bản thân và mong muốn gắn bó với doanh nghiệp hơn.
Quy trình xây dựng và đánh giá KPI trong đào tạo
- Xác định bộ phận phụ trách xây dựng KPI
Để có thể xây dựng một hệ thống đo lường tiêu chuẩn với các tiêu chí phù hợp với đặc trưng riêng của doanh nghiệp, bộ phận xây dựng KPIs cần sở hữu những cá nhân vừa có chuyên môn và hiểu về doanh nghiệp. Để đáp ứng điều này, lý tưởng nhất là nên có sự kết hợp giữa trưởng bộ phận của từng phòng ban với các nhà chuyên môn.
Trong đó, sự góp mặt của những nhà quản lý các phòng ban nhằm đảm bảo những tiêu chí đặt ra sẽ có tính khả thi cao và luôn gắn liền với chức năng, nhiệm vụ riêng của từng bộ phận trong công ty. Tuy nhiên, những ý kiến riêng của các quản lý sẽ thiếu sự khách quan, tác động đến chất lượng của những mục tiêu đề ra. Sự hỗ trợ từ các chuyên gia sẽ khắc phục được vấn đề này cũng như nâng cao tính khoa học cho các chỉ tiêu.
- Thiết lập các chỉ số KPI
Các chỉ số đánh giá chỉ tiêu sẽ được xây dựng dựa theo từng chức năng, nhiệm vụ riêng của từng vị trí, phòng ban. Ở giai đoạn đầu, bộ phận xây dựng hệ thống đánh giá sẽ thiết lập KPIs chung cho các phòng ban. Đây được xem như là cơ sở để xây dựng KPI cho từng vị trí trong bộ phận ở giai đoạn sau đó.
Khi đã có một bộ tiêu chí đánh giá chung, các KPIs sẽ được đặt ra một cách cụ thể dựa trên mô tả và yêu cầu công việc ở từng vị trí trong mỗi phòng ban đó. KPI đặt ra nên đáp ứng 5 tiêu chí của mô hình SMART nhằm đảm bảo tính hiệu quả của công tác đo lường hiệu quả đào tạo.
Xem thêm: Khóa đào tạo chuyên đề Thiết lập KPI hiệu quả
- Triển khai thực tế quá trình đo lường hiệu quả
Nhằm đảm bảo thu được những dữ liệu đáng tin cậy liên quan đến tác động của đào tạo lên kết quả kinh doanh, doanh nghiệp cần kiên nhẫn và bắt đầu quá trình đo lường sau khi kết thúc khóa đào tạo trong khoảng từ 3 đến 6 tháng. Bộ phận đánh giá cũng cần ghi lại những số liệu kinh doanh của công ty trước khi diễn ra khóa đào tạo để có sự đối chiếu trực quan nhất giữa thời điểm trước và sau khóa học.
Dù các KPIs đã được lên kế hoạch rất chỉnh chu và bài bản, nhưng sẽ luôn có những khó khăn ập đến trong quá trình áp dụng thực tế. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét các KPIs hàng tuần hoặc hàng tháng nhằm nắm bắt hiệu quả của chúng trong quá trình đo lường và có những điều chỉnh kịp thời đối với những KPIs không hoạt động tốt.
- Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Mức độ hoàn thành KPI thông thường sẽ được các công ty đo theo thang điểm 100 và chia thành nhiều nấc. Dựa theo những chỉ số thu được sau quá trình đánh giá, các nhà quản lý sẽ biết được những khoản đầu tư của họ cho các chương trình đào tạo đã tác động đến kết quả kinh doanh của công ty ở mức độ nào.
Thông tin bài viết dựa trên nội dung khóa đào tạo: Train The Trainer 3+
